text

Электронная регистратура: запись на прием как шаг навстречу клиенту и к порядку в клинике

  • 1 февраля 2018
  • 680
https://ru.freepik.com
https://ru.freepik.com

Современные технологии позволили записываться через электронную регистратуру в клинику, что намного облегчило не только взаимодействие с пациентом, но и работу с базой самой клинике. Разбираемся в особенностях электронной регистратуры.

Преимущества использования электронной регистратуры для записи на прием

Записаться к врачу можно двумя способами: обратившись в клинику или подобрав удобное для себя время на сайте, из тех вариантов, которые еще свободны. Каждый из способов обладает своими преимуществами.

В первом случае, в клинике устанавливается автомат для получения талона. Прежде чем получить необходимый документ, клиент знакомится с расписанием нужного специалиста, видит, когда есть свободное время, затем останавливается на том варианте, который ему подходит. В графике, конечно, нельзя выбрать для визита то время, когда у врача выходной день или отпуск. Автомат после завершения работы выдает клиенту документ, подтверждающий, что он «забронировал» конкретное время врача, это избавит его от стояния в очереди и споров с другими посетителями.


Второй способ – с использованием электронной регистратуры для записи на прием – не предполагает визита в клинику для осуществления записи. Она осуществляется с помощью формы сайта, обладающего такими же функциями, что и автомат в клинике. А полученный документ о выбранном времени и специалисте можно распечатать с помощью принтера.

Использование второго способа открывает для клиентов дополнительные возможности. На сайте у каждого есть своя личная страница, на которой фиксируется количество выданных талонов, а также, что немаловажно, появляется электронная медкарта – современный аналог обычной бумажной, в которой можно без труда прочитать все, что написал врач.

ВАЖНО!
Если у пациента изменились планы и он не сможет воспользоваться выбранным ранее временем, то от него можно отказаться. Тогда время в электронной регистратуре с записью на прием вновь окажется свободным, кто-то другой получит возможность воспользоваться им. Конечно, можно не просто отказаться, но и сразу выбрать новое подходящее время.

Преимуществом записи через электронную регистратуру является то, что и сам врач может посмотреть, кто и на какое время записан к нему на прием. Это также дает ему дополнительные возможности для контроля пациентов, имеющих заболевания, течение которых протекает длительное время, а симптомы не подлежат полному и окончательному излечению.

Удобно с помощью сайта ознакомиться не только со своей карточкой, но и с документами клиники. Лицензии, сертификаты и прочие документы представлены на сайте, при желании их также можно распечатать.

Однако в ряде случаев клиника частично отказывается от электронной регистратуры с записью пациента на прием.

ГОВОРИТ ЭКСПЕРТ
Елена Александрова, управляющий директор «Клиники доктора Шипкова»:

Электронная регистратура: запись на прием как шаг навстречу клиенту и к порядку в клинике

«В стоматологии самостоятельная запись через электронную регистратуру целесообразна только на прием к гигиенистам, поскольку можно рассчитать время приема – оно стандартное на чистку и на отбеливание. В этой части мы планируем ввести электронную запись. Через сайт или соцсети пока решаем, рассматриваем варианты. 

Что касается иных услуг, то здесь основной аспект – мы лично ведём каждого пациента, администратор знает всю историю болезни каждого, знает, на какие именно работы и когда именно по сроку пациента записывать. Это позволяет нам добиваться максимального расположения и доверия пациентов и, с другой стороны, не тратить время врачей и клиентов зря. В крупных сетевых клиниках расчёт идёт на поток, поэтому, как правило, в электронной регистратуре по записи на прием пациенту отводится 45 мин. Но без знания сути проблемы есть шанс (большой), что пациент придёт с работой, которая занимает гораздо больше времени, сам пациент же не может это определить, и получится впустую потраченное время – пациент приехал, доктор с ним пообщался, а услуга не оказана. 

Также с теми, кто уже лечится. Многим нужно заранее расписать приёмы, определенно знать, когда и насколько им нужно приехать. Это возможно только при участии живых людей: самого пациента, лечащего врача и администратора.

Но! Мы всегда за передовые технологии и стараемся внедрять их у нас. Сейчас рассматриваем возможность подключения умных ботов для общения с пациентами. 

И в ближайшее время в части услуг кабинета гигиены введем удалённую самостоятельную запись».

Использование клиникой электронной регистратуры для записи на прием дает и другие дополнительные преимущества. Среди них:

  • Системность при ведении документов, ведь когда все заполняется в электронном виде, риск влияния человеческого фактора значительно минимизируется;
  • Экономия времени, клиент сам заранее выбирает удобный для себя день, не боясь остаться без талона, как следствие – рост лояльности клиента;
  • Возможность контролировать записи в электронной медкарте, а, следовательно, снижение числа ложных рекомендаций по лечению и диагностике заболевания;
  • Способность предотвратить неоправданное использование денег из бюджета.

Ряд достоинств электронной регистратуры для записи на прием к врачу можно продолжать, но, подводя предварительный итог, отметим, что все они направлены на то, чтобы улучшить условия работы специалистов, позволить им выполнять их непосредственные обязанности. Электронная регистратура – это инструмент, который позволит клинике:

  • напрямую работать с лояльностью клиента
  • формировать репутацию чуткого к потребностям пациента предприятия
  • более «точечно» работать с базой, с ассортиментом услуг и внутренними бизнес-процессами.

Основные функции записи на прием через электронную регистратуру

К основным функциями записи на прием через электронную регистратуру относятся:

  1. Самостоятельный выбор врача и подходящего времени, с учетом графика и свободных мест;
  2. Выбор может осуществляться наиболее удобным для посетителя способом: как с помощью автомата, установленного в клинике, так и через сайт организации;
  3. Распознавание посетителя по пластиковой карте, объединяющей в себе идентификационное и платёжное средство;
  4. Выведение информации о порядке приема на большие экраны в клинике, позволяющее знать самые новые данные о работе интересующего специалиста;
  5. Возможность оперативно получить доступ к нужным медкартам, поиск осуществляется по разным параметрам (фамилия, номер документа и прочее);
  6. Способность распечатать обложку медкарты пациента с опорой на Приказ № 255 (форма № 025/у-04);
  7. Способность сформировать талон клиента с учетом того времени, которое он выбрал, а затем – распечатать по Приказу №255 (форма № 025-12/у);
  8. Формирование и последующее заполнение электронной медкарты, регистрация этих карт и их контроль;
  9. Распечатывание номера места в электронной очереди;
  10. Размещение дополнительных сведений справочного характера на экран возле кабинета специалиста;
  11. Отражение на этом экране очередности посетителей.

Были перечислены далеко не все функции записи на прием с помощью электронной регистратуры, но самые важные и основные. Кроме того, электронная регистратура постоянно совершенствуется, если отмечаются какие-то недочеты в ее работе, то они своевременно исправляются.

Возможно, вам будет интересно

Порядок записи на приём к врачу с помощью электронной регистратуры

Запись на прием с помощью электронной регистратуры осуществляется в несколько этапов в зависимости от сервиса, в котором работает клиника.

  1. Выбор услуги
  2. Выбор специалиста
  3. Выбор времени
  4. Поле для подтверждения, куда клиент заносит ФИО и телефон.

Также в форме записи через электронную регистратуру могут быть:

  • Напоминание о том, какие документы нужно принести
  • Подтверждение о необходимости напоминания – когда и за какое время
  • Противопоказания, если они есть у той услуги, на которую идет запись
  • E-mail
  • Цель визита
  • Цена услуги
  • Объем заказа (количество услуг)
  • Поле для комментария/сообщения.

РЕКОМЕНДАЦИЯ!
Настоятельно рекомендуем сделать на сайте страницу, где прописана Политика конфиденциальности (Политика о защите персональных данных), и в форме электронной регистратуры с записью добавить блок, где пациент подтверждает свое с ней согласие. Обычно пишут такой текст: «Нажимая на кнопку ОТПРАВИТЬ, я даю согласие на обработку персональных данных, согласно политике о защите персональных данных».

Интересно, что на сайте, где производится запись, можно также прочитать отзывы пациентов, которые уже были в этой клинике.

Преимущественно записью через электронную регистратуру пользуются для заблаговременно запланированного визита к врачу. Потому что при выборе этого способа не надо спешить, отстаивать очередь, достаточно сделать пару кликов мышкой. В случае, когда болезнь острая, удобнее попасть на прием незамедлительно.

ГОВОРИТ ЭКСПЕРТ
Сергей Бобин, руководитель проекта «Клиника онлайн»

Электронная регистратура: запись на прием как шаг навстречу клиенту и к порядку в клинике

Вы можете выбрать оптимальный для вас вариант использования онлайн-записи, или все три сразу. Это установка кнопки на сайт, иконка онлайн-записи на экране смартфона клиента и виджет в группах в соцсетях.

1) С помощью кнопки на сайте вы привлечете только целевых клиентов, и вы сможете предложить им записаться именно на ту процедуру, которая им нужна. Ваша реклама принесет прибыль даже в нерабочее время, когда конкуренты пассивны. А мы сделаем эту кнопку яркой и привлекательной, чтобы ваш клиент ее обязательно заметил.

2)  А еще вы наверняка хотели бы привязать клиента к своей клинике.  В этом поможет иконка онлайн-записи на его смартфоне. Она легко устанавливается – клиенту достаточно перейти по ссылке с SMS или QR-кода. 

3)  Хотите стать ближе к вашим клиентам? Предложите им записываться прямо из соцсетей! Онлайн-запись работает как приложение Вконтакте или кнопка и вкладка в Facebook.

Используя онлайн-запись, вы сможете привлекать больше клиентов и значительно увеличить прибыль вашей клиники! Она доступна круглосуточно и станет востребованной теми, кому некомфортно записываться в свое рабочее время.

А еще онлайн-запись значительно повышает эффективность SMS-рассылок, ведь теперь в сообщение вы можете добавлять ссылку на онлайн-запись, и клиенту достаточно перейти по ней и записаться на удобное время и на нужную процедуру!  

Особенности использования электронной записи в частных клиниках

Внедрение электронной регистратуры особенно важно для частных клиник. Система позволяет не только записаться на прием к специалисту, но и узнать цены предлагаемых услуг. Для еще большего удобства, клиники дают возможность прямо на их сайте вычислить общую сумму, которую клиент потратит, например, за посещение нескольких специалистов или за сдачу анализов.

Зная цену заранее, пациент уже не будет удивлен, то есть он не откажется от посещения из-за высокой, по его мнению, цены, если уже будет знать ее. А с помощью личной страницы на сайте, клиент сможет ознакомиться с историей своих предыдущих посещений, прочитать все, что записал врач в его электронной медкарте. Карту, кстати, можно не только просмотреть, но и распечатать. Распечатанный вариант карты пригодится, если пациенту понадобится обратиться в другое медицинское учреждение.

ГОВОРИТ ЭКСПЕРТ
Дмитрий Горнастолев, главный врач сети медицинских центров «Медскан»:

Электронная регистратура: запись на прием как шаг навстречу клиенту и к порядку в клинике

«Данный сервис у нас сейчас находится в стадии разработки. В настоящий момент мы владеем механизмом для оценки потока через онлайн и посредством телефонной связи.
В «Медскан» услугами онлайн-записи пользуются около 17% пациентов, заполняя форму записи на сайте компании. Это связано с тем, что зачастую пациенты нуждаются в дополнительном информировании об услуге, возможностях, назначении и т.д. И несмотря на то, что вся подробная информация есть на нашем сайте, пациентам важно живое общение. Им хочется поговорить с квалифицированными сотрудниками контакт-центра, которые ответят на все вопросы, дадут рекомендации и запишут на прием.
Чаще всего люди записываются на МРТ-обследование. Как сказал один мой знакомый врач из Соединённых Штатов Америки: – «В России самое большое количество людей, которые сами себе назначают МРТ». Это его сильно удивило.
Главное удобство «электронной регистратуры для записи на прием» заключается в том, что не нужно самому звонить в компанию и записываться. Можно выбрать нужную услугу, удобную для посещения клинику, время».

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Не забудьте подтвердить регистрацию на почте
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.