text

Как организовать электронный документооборот в медицинском центре

  • 14 марта 2018
  • 1087
https://ru.freepik.com
https://ru.freepik.com

Введение электронного документооборота избавляет любую клинику от значительного объема бумажной работы. При его использовании становится намного проще как хранить, так и находить необходимую врачу информацию, а руководителю – отслеживать то, как сотрудники клиники выполняют порученные им рабочие задачи. С электронными медицинскими документами становится более простым процессом и забота о безопасности персональных данных пациентов клиники.

Выбор системы для электронного медицинского документооборота

Хранить и обрабатывать электронные медицинские документы в частной клинике позволяют следующие типы систем электронного документооборота:

  • электронные архивы – они дают возможность хранить и пользоваться большими объемами информации и оперативно находить нужные данные
  • системы workflow (англ. – «поток документов»), способствующие автоматизации бизнес-процессов
  • гибридные системы – функционал, поддерживающий управление медицинской либо иной организацией и накапливающий знания на основе используемых в клинике документов и идущих процессов.


Системы workflow оптимальны для отстройки работы с электронными медкартами и другими входящими документами. Благодаря работе этой системы электронные медицинские документы передаются от одного сотрудника следующим участникам процесса. Каждый человек, участвующий в работе этой системы, обязан согласно принятым правилам выполнять определенные действия.

Гибридные системы значительно упрощают деятельность руководителя частной клиники. Он сможет самостоятельно определять пути движения документов и распределять задания для сотрудников клиники, которые нужно выполнить. Пути движения документов могут быть жестко определенными или, наоборот, свободными. В workflow маршруты настроены в строго определенном порядке, но при необходимости их можно перенастроить. А при использовании гибридных систем руководитель клиники может выстроить свой, удобный ему маршрут для электронного медицинского документооборота.

Перед выбором системы электронного медицинского документооборота необходимо определить, какие именно задачи он должен решать. Эффективность системы электронного документооборота в ходе лечебно-диагностического процесса гарантируют медицинские информационные системы (МИС), работающие по принципу workflow. Для реализации необходимых лечебных или диагностических мероприятий руководитель частной клиники может использовать, к примеру, автоматизированные системы (АС) типа «Метаплатформа» (специализированная система, оптимальная для медицинских учреждений) или «1С» (неспециализированная система, требующая детальной подстройки под нужды клиник).

Прежде чем внедрять в рабочий процесс частных клиник МИС, потребуется сделать следующее:

  • четко описать бизнес-процессы, нуждающиеся в автоматизации
  • сформировать список сотрудников, которые в дальнейшем получат до
  • пуск к системе, и определить уровни их допуска к различным типам документам – к примеру, кто-то может только создавать, читать и просматривать документы, кто-то редактировать и посылать на печать, и т. д.
  • детально расписать и согласовать со всеми сотрудниками бизнес-процесса порядок работы в будущей системе
  • разработать и согласовать с сотрудниками шаблоны и бланки документов, использующихся в системе.

Для документов, которые не являются частью лечебно-диагностического процесса, лучше создать отдельную МИС. Она позволит находить, хранить и при необходимости распространять входящие или внутренние нормативные документы, различную переписку с другими организациями или же пациентами. В роли такой МИС может выступать специализированный пакет разработки, либо заказные пакеты разработки или же комбинация пакетов.

Внедрять или нет отдельную систему в вашей частной клинике – решает руководитель.

Требования законодательства, предъявляемые к системам электронного медицинского документооборота

Четко сформулированных стандартов к системам МИС нет. Однако если вы создаете систему документооборота в медорганизации, вам придется опираться на действующую законодательную базу. Посмотрите документы, которые вам нужно учесть в работе вашей клиники.

Документы, которые потребуется учесть при организации функционирования в клинике системы электронного документооборота

Нормативный документ

Рекомендации для руководителя частной клиники

Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Помните, что любой электронный документ с подписью в электронном варианте идентичен документу, заверенному собственноручной подписью. Когда вы пересылаете кому-либо какие-либо электронные документы, заверенные вашей электронной подписью, это означает, что вы с этим человеком или организацией обмениваетесь документами

Закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Электронная подпись – необходимый инструмент для подтверждения и защиты ваших данных. Она требуется, чтобы защитить отправляемые вами медицинские электронные документы от возможной подделки. Кроме того, ее наличие позволяет идентифицировать реального владельца документа, отправленного вам или отосланного вами. Электронная подпись заверяет данные и в системах электронного медицинского документооборота клиник

Закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

Закон необходимо изучить для правильной обработки данных в документах, касающихся сотрудников частной клиники и ваших пациентов. Закон определяет все действия и ситуации при работе с персональными данными, в том числе и в медицинскими электронными документами клиник

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Этот стандарт регламентирует то, какие реквизиты должны находиться на всех ваших электронных медицинских документах, как правильно их оформлять, каким должен быть внешний вид использующихся в клинике бланков или документов частной клиники

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Термины, устанавливаемые этим стандартом, используются во всех видах документации и литературы по тематике делопроизводства и архивного дела.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»

Данный стандарт окажется полезным в том случае, если вы занимаетесь созданием систем электронного документооборота

ГОСТ 24.601-90 «АС. Стадии создания»

Положения этого государственного стандарта регулируют вид и порядок процесса создания любых АС. Он определяет нормативные требования к составляемому техническому заданию, разрабатываемому проекту и к рабочей документации. Пункты ГОСТа определяют то, как вводить в действие и поддерживать АС

ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на АС. ТЗ на создание автоматизированной системы»

ГОСТ определяет все необходимые нормативы для ТЗ, которое потребуется при создании системы электронного документооборота

ГОСТ 24.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании АС»

Данный стандарт поможет с разработкой документов, необходимых при создании системы электронного документооборота

Стандарт ISO 15489 «Информация и документация. Управление документами»

Этот международный стандарт определяет возможные типы и способы управления вашими документами на любых видах носителей и в любых форматах. Он также необходим и при разработке и вводе в действие систем электронного документооборота. Положения этого стандарта рекомендуется использовать в качестве методической базы при планировке работы АС. Применение европейских и международных стандартов в России сейчас не считается обязательным. Но обращение с данными и документами с учетом действующих международных норм способна значительно упростить бизнес-процесс.

Аспекты внедрения систем электронных медицинских документов в частных клиниках

Непосредственно при процессе ввода в работу систем электронного документооборота в частной клинике можно задействовать следующий пошаговый алгоритм.

  1. Необходимо определиться с перечнем и функциями систем, которые планируется использовать в вашей клинике
  2. Издайте приказ, согласно положениям которого будут назначены сотрудники, ответственные за ход внедрения системы
  3. Выберите и приобретите систему электронного документооборота, подходящую для ваших целей
  4. Установите выбранную систему в вашей частной клинике и настройте ее под выполнение необходимых вам задач
  5. Разработайте положения внутренних стандартов, согласно которых установленная система будет использоваться сотрудниками и администрацией клиники
  6. При необходимости проведите обучение сотрудников работе с новой системой электронного документооборота
  7. В пилотном режиме запустите систему в некоторых подразделениях клиники. После некоторого времени пилотной работы системы в порядке эксперимента проанализируйте выявленные ошибки и устраните их. Затем внедрите в “экспериментальном” подразделении систему полностью
  8. Введите в использование пилотные функции новой системы во всей клинике. Повторите анализ работы и устраните ошибки, если они появились снова
  9. Внедрите сиcтему электронного документооборота в клинике полностью.

Рекомендуется использовать сразу две системы электронного документооборота: медицинскую информационную систему с ядром в виде электронной медицинской карты, ориентированную на работу с пациентами, и систему для обмена внешними и внутренними нормативными документами, письмами и т. д.

Наиболее важна точная настройка системы и своевременное исправление недочетов на этапе экспериментального запуска.

ГОВОРИТ ЭКСПЕРТ
Алексей Парфентьев, ведущий аналитик компании «СёрчИнформ»

Как организовать электронный документооборот в медицинском центре

Внедрение электронного документооборота в медицинских учреждениях полезно и действительно поможет решить организационные проблемы, повысить эффективность и качество работы. Однако именно в медучреждениях обрабатываются самые критичные данные граждан. Потому особенно важно, внедряя новые технологии, учесть риски, с этим связанные. В данном случае их несколько:

1. Децентрализация и отсутствие стандартов. К сожалению, в отрасли здравоохранения стандартов электронного медицинского документооборота в целом нет. Внедряя такую систему, каждое учреждение самостоятельно формирует список требований к решению, реализует индивидуальные доработки. Это приводит к тому, что взаимодействие с другими организациями становится сложным и небезопасным. Поэтому стандарты и единые механизмы просто необходимы. В противном случае сотрудникам придется экспортировать данные из системы и пересылать их по открытым каналам связи. А это недопустимо, особенно когда речь идет о финансовых, персональных и биометрических данных граждан.

2. Человеческий фактор. В нашей практике есть множество примеров, когда внедрение новых технологий хранения и обработки данных приводило к их незаконному использованию. Сотрудники, имеющие доступ к ценной информации в силу должностных обязанностей, нередко продают ее или иначе применяют в корыстных целях. Это подтверждают данные нашего последнего исследования: в 2017 году каждая пятая компания в России столкнулась с утечками конфиденциальной информации, при этом в половине случаев виновниками были рядовые сотрудники этих организаций. Именно поэтому риски при внедрении электронных  медицинских документов необходимо просчитать и учесть заранее.

3. Отсутствие технических специалистов. Мы, как разработчики IT-решений, четко понимаем, что успешное использование любого средства автоматизации всего на 20% зависит от технологии и на 80% - от профессиональных кадров. И нужно признать, что в большинстве медицинских учреждений вообще нет штатных IT-администраторов, не говоря уже о специалистах по информационной безопасности. Потому внедрять новые технологичные решения, оперирующие критичными данными, нужно крайне осторожно.

4.Сложности с исполнением законодательства. Медицинские данные граждан, которые будут участвовать в электронном документообороте, трактуются федеральным законом №152 как особая группа персональных данных, требующих самой тщательной защиты. Это значит, что на любую систему хранения и обработки подобных данных действуют крайне строгие требования. Проблема в том, что многие разработчики систем документооборота, в том числе медицинского, не учитывают, какая именно информации будет обрабатываться и потому не наделяют систему требуемыми функциями обеспечения безопасности. Разработчиков понять можно, ведь их продукт предназначен для оптимизации бизнес-процессов, а не для защиты данных. Кроме того, глубокая проработка функций безопасности не выгодна ни исполнителю, ни заказчику, ведь она увеличит и цену решения, и срок его поставки. Однако все это вряд ли беспокоит обычных людей: они хотят быть уверены, что их персональные, особенно медицинские, данные не будут противозаконно использоваться.

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и ПРОДОЛЖИТЕ ЧТЕНИЕ!

Это бесплатно и займёт 30 секунд.

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Не забудьте ПОДТВЕРДИТЬ регистрацию на почте
ХОЧУ ПРОДОЛЖИТЬ ЧТЕНИЕ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.