text

Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС

  • 12 декабря 2017
  • 1248
https://ru.freepik.com
https://ru.freepik.com

Являясь документом строгой финансовой отчетности, бланк листка нетрудоспособности требует особых условий хранения и учета, за нарушение которых клинике может грозить штраф. Разбираем в статье, на что нужно обратить особо внимание.

Хранение листков нетрудоспособности – правовой аспект

Перечень требований к учету и хранению листков нетрудоспособности указан в Инструкции, которая была утверждена приказом ФСС и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29. В этом документе приведены основные параметры, на которые нужно ориентироваться. Перечислим наиболее значимые из них.

Бланки необходимо держать в огнестойком сейфе, подойдет также оцинкованный шкаф или отдельная комната с надежным внутренним или навесным замком. Комнаты, сейфы или шкафы обязательно закрываются на замок и запечатываются – это указано в п.6 соответствующей Инструкции. Для опломбирования помещения нужно использовать свинцовые пломбы или бумажные с печатью предприятия и подписью ответственного лица.

Если при хранении и учете листков трудоспособности клиника была уличена в нарушении Инструкции, будьте готовы к административному штрафу. Для должностных лиц эта сумма равна 5 000-10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ), при этом стоит быть готовыми и к ответственности по ст. 14.1, 19.20 КоАП РФ – это уже грозит предприятию лишением лицензии на экспертизу временной нетрудоспособности. Впрочем, все может закончиться только штрафом, при этом для частных клиник сумма составит от 30 000 до 40 000 руб.

ВАЖНО!
Если частная клиника имеет лицензию на такую медицинскую деятельность, как экспертиза временной нетрудоспособности, то она вправе выдавать больничный лист. В соответствии со ст.2 Приказа Минздравсоцразвития РФ № 624н от 29.06.11. выдача больничных осуществляется лицами, организациями, имеющим лицензию на медуслуги по экспертизе временной нетрудоспособности. Никаких ограничений в форме собственности здесь нет.

Учет листков нетрудоспособности

Задача по ведению баланса и систематическому учету всех бланков строгой отчетности, включая бланки листков нетрудоспособности, находится в ведении бухгалтерского отдела. При получении бланков они фиксируются в Книге получения бланков листков нетрудоспособности,

Каждая клиника обязана вести строгий количественный учет этих бланков. Так, приход бланков медорганизация фиксирует в Книге получения бланков листков нетрудоспособности, расход –  в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (п.8.2 Инструкции). Сверка данных Книги получения бланков и Книги распределения бланков проводится каждый квартал.  

Для ведения учета испорченных бланков листков нетрудоспособности также есть соответствующая Книга – Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (п. 13). При этом в конце года клинике нужно отправить все данные об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение ФСС.

Что касается учета испорченных бланков листков нетрудоспособности, то все испорченные бланки нужно хранить в клинике в отдельной папке с описью, где также перечислены ФИО лечащего врача (в отдельных случаях – фельдшера, стоматолога), дата возможно спустя три года, делает это комиссия, которую формирует руководитель предприятия. Все производится в соответствии с Актом об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности.

КСТАТИ!
Среди нарушений в документообороте и учете клиники отсутствие систематического учета бланков строгой отчетности является наиболее частотным нарушением.

Требования к порядку хранения листков нетрудоспособности

В соответствии с требованиями к порядку хранения листки нетрудоспособности прошиваются за верхний левый угол или скрепляются степлером – в таком виде их централизованно и на основании приказа получают все лечащие врачи. При этом корешки бланков, которые были получены ранее, возвращаются и хранятся три года.

Испорченные бланки также остаются в клинике на три года, при этом для них выделяется соответствующая папка с описью. Указывается ФИО лечащего врача, дата сдачи, номер и серия бланка. Эта опись должна соответствовать Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков.

Книга регистрации листков нетрудоспособности и форма 036/у

Обязательно следите за тем, чтобы в клинике корректно велась Книга регистрации выдачи листков нетрудоспособности, для чего существует специальная форма №036/у, которая была утверждена приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030. В Инструкции она отсутствует, однако приказ Минздрава №130 действителен, соответственно, форма обязательна к использованию. При проверках инспекторы ФСС следят не только за учетом и хранением листков нетрудоспособности, но и за наличием этой формы в клинике.

Выглядит форма 036/у Книги регистрации листков нетрудоспособности так:

Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС

Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС

Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС


Три важных рекомендации при учете и хранении листков нетрудоспособности:

  • Подшивайте листки нетрудоспособности в отдельную папку
  • Отслеживайте актуальность всех бланков на сайте ФСС в разделе «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки)» — «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». Недействительными считаются бланки, заявленные как похищенные, но затем выданные незаконным образом
  • Рекомендуем хранить листки нетрудоспособности хотя бы шесть лет, поскольку это документы по исчислению и уплате страховых взносов (п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Бланк листков нетрудоспособности.xls
Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.